Мониторинг использования принтеров поможет сохранить вам деньги

Ни для кого не секрет, производители принтеров зарабатывают деньги на расходных материалах, а не на принтерах. Вы покупаете новый доступный по цене струйный или лазерный принтер с картриджем в комплекте, который позволяет напечатать несколько десятков страниц, перед тем, как закончиться. С этого момента вы вступаете в армию картридже-зависимых, которые платят от 500 до 15.000 рублей за небольшую коробку недорогих химикатов.

Продавая новый картридж, производитель обещает – с ним вы напечатаете 1000 «стандартных страниц». К сожалению, «стандартные страницы» существуют только в «стандартном мире». Ваши презентации, фотографии или обычная веб-страница никак не может быть «стандартным листом с 5% заполнением».

Методы измерения расхода картриджей описаны в ISO/IEC 19752, 19798 и 24711. Обычно эти измерения подразумевают печать страницы с двумя параграфами текста и небольшим логотипом. Некоторые из ваших e-mail отлично подойдут на роль «стандартной страницы». Типичная же веб-страница использует в 5-10 раз больше тонера или чернил. Печать фотографии обойдется еще дороже. Но все тесты делаются с печатью «стандартной страницы». Это так же объясняет, почему 1200 dpi принтер настроен по умолчанию печатать в разрешении 300 dpi.

Посмотрите, что чаще всего печатают в вашем офисе. Нет идей как это сделать? Пользователи просто посылают документы на печать и Windows не предоставляет удобного средства для аудита печати? В таком случае, чтобы начать сохранять деньги, нужно нечто, умеющее вести мониторинг принтеров вашей сети. Такая программа должна уметь следующее:

• Вести лог печати всех документов в офисе. Этот лог должен содержать информацию для каждого документа: какой пользователь послал документ на печать, настройки печати, расход чернил/тонера и приблизительную стоимость этого напечатанного документа.
• Сохранять изображения всех распечатанных документов для последующего просмотра. Вы не можете полагаться только на имя документа, настолько часто он не совпадает с содержимым. Кроме того, это полезно для поддержки конфиденциальности. Если пользователь знает, что печатаемые им документы могут быть просмотрены, он подумает дважды, перед тем как распечатать документ, для этого непредназначенный.
• Контролировать все принтеры организации. Централизованная база истории печати и консолидация статистики всех принтеров.
• Устанавливаться для работы только на принт-сервер и не требовать установки клиентской части. Вы действительно хотите устанавливать какой-то клиентский модуль на каждый личный ноутбук, перед тем как пользователь что-то распечатает? Как на счет MacOS или Linux?
• Быть доступной по сети. Предпочтительно, легкий доступ к статистике печати из браузера.

На рынке имеется обширное количество программы для мониторинга печати и принтеров. Но требование к сохранению изображений сводит выбор всего к нескольким. И только одна программа мониторинга принтеров умеет сохранять изображения распечатанных документов и не требует установки на каждый пользовательский компьютер. К тому же, стартовая цена программы за один принтер составляет 1500 рублей. Примерная стоимость одного картриджа для лазерного принтера. Неплохое предложение для экономии многих картриджей.

Это O&K Print Watch. Полнофункциональная 30-дневная версия доступна для загрузки: Скачать программу для мониторинга принтеров .

O&K Print Watch может вести мониторинг неограниченного числа принтеров и сохраняет обширную информацию о каждом напечатанном документе. ВЫ можете легко найти кто, когда и откуда напечатал тот или иной документ. Создать множество отчетов для анализа статистики печати. К примеру, диаграммы стоимости печати по каждому пользователю вашей организации за заданный промежуток времени.

O&K Print Watch так же включает встроенный веб-сервер. Вы можете подключиться, откуда угодно из браузера для анализа логов печати и просмотра статистики. Пример работы веб-сервера можно посмотреть по адресу: http://www.winprinting.com.

Программа так же включает множество дополнительных возможностей. К примеру, с O&K Print Watch вы можете задавать квоты печати, основываясь на широком диапазоне критериев. Или использовать программу, как расширенный менеджер очереди печати – Просматривать изображение каждого документа перед тем, как он будет распечатан.

Если вам действительно необходима экономия расходных материалов принтера и бумаги – вам стоит попробовать O&K Print Watch.

Несколько советов для экономии печати:

• Используйте «Черновой» режим печати для внутренних документов.
• Установите ограничения по числу страниц и/или стоимости документа для пользователей. Это предотвратит распечатывание 1000 страничных документов.
• Печатайте документы в цвете только когда это действительно необходимо.
• Не печатайте веб-страницу целиком, если вам нужно только ее часть. «Печатать выделенное» работает отлично.
• Старайтесь уменьшить распечатывания одних и тех же документов несколько раз.