Использование квот и разрешений печати

Программа контроля печати O&K PrintWatch объединила в себе самые востребованные функции популярных печатных утилит и приложений, добавив к ним массу новых опций. Помимо расширенных возможностей аудита печати, O&K Print Watch позволяет системным администраторам ограничить печать с корпоративных компьютеров по ряду параметров, таких как количество печатных листов, стоимость расходных материалов, формат бумаги, а также использование односторонней и/или цветной печати.

Гибкая система ограничений и квот, доступная для настройки в удобном интерфейсе O&K Print Watch, представляет собой универсальный инструмент контроля печати. Различные лимиты и ограничения могут применяться как к отдельным участникам корпоративной сети, так и к целым группам пользователей. В частности, с помощью этой опции можно осуществлять эффективных аудит принтеров, расположенных в разных отделах одной компании, учитывая их специализацию и спектр повседневных задач.

К примеру, существенное различие в специфике использования печатного оборудования сотрудниками финансового и дизайнерского отделов компании может быть учтено при создании систем ограничений для соответствующих групп пользователей. При этом разные участники корпоративной сети могут входить в разные группы пользователей, а некоторые ограничения могут распространяться на всех сотрудников компании. В частности, это может быть ограничение на использование определённых сочетаний букв в названии файлов, идущих на распечатку.

Рассмотрим на конкретном примере, как реализуется в утилите O&K Print Watch контроль печати документов. Предположим, что нам требуется установить ограничение на количество распечатанных листов для конкретного пользователя корпоративной сети. Для этого мы открываем основное меню O&K Print Watch, находим в общем списке принтеров, компьютеров и участников сети, расположенном в левой панели, соответствующее имя пользователя, входим через контекстное меню в его персональные настройки и открываем вкладку «квоты печати» («Printing Quotas»). Здесь мы можем задать желаемые ограничения, указав конкретное количество страниц, которое данный пользователь может распечатать за определённый промежуток времени. К примеру, это будет 50 страниц в день. Таким же точно образом можно установить недельный или месячный лимиты.

В том же меню «квоты» мы задаём конкретное действие, которое будет происходить с документом, отправленным на печать, при превышении указанной квоты. Нам доступно два варианта:

В последнем случае ответственному лицу даже не придётся тратить времени на дополнительные действия: программа сама примет решение в каждой конкретной ситуации, ориентируясь на указанные квоты.

Не менее ценная особенность O&K Print Watch – возможность задавать автоматические ограничения на цветную печать и формат используемой бумаги. К примеру, группе, включающей в себя сотрудников бухгалтерии, можно запретить печать на цветных принтерах, так как для распечатки абсолютного большинства финансовых документов вполне подойдёт более дешёвая монохромная печать. В результате, даже при наличии в компании цветных принтеров, сотрудникам бухгалтерии не удастся ими воспользоваться без специального разрешения ответственного лица. Подобные ограничения могут распространяться и на формат бумаги. Тем же сотрудникам финансового отдела может быть доступна только печать с использованием стандартного формата A4. То есть широкоформатные принтеры и плоттеры, имеющиеся в той же компании, будут им недоступны.

Ещё одна полезная особенность O&K Print Watch заключается в возможности задавать прямо в интерфейсе программы расчётную стоимость расходных материалов, используемых при печати. В частности, утилита позволяет указать примерную стоимость одного печатного листа и задать дневные, недельные или месячные квоты на стоимость материалов для отдельных пользователей, групп или всей организации в целом. Эта функция будет особенно востребована в тех компаниях, где используются дорогостоящие расходные материалы, например, высококачественная фотобумага или специальные картриджи для цветных принтеров.

Помимо возможности указать среднюю стоимость печатного листа, программа позволяет ввести гибкую систему надбавок и скидок. К примеру, надбавки к базовой стоимости могут идти за широкоформатную печать или печать в цвете, а скидки – за монохромную или двухстороннюю печать. Кроме того, можно полностью запретить некоторым пользователям и группам использование односторонней печати в целях экономии.

При умелом использовании, система ограничений и квот, реализованная в O&K Print Watch, поможет компании сэкономить огромное количество расходных материалов и, соответственно, денежных ресурсов. При этом программу можно настроить таким образом, что все установленные ограничения будут применяться автоматически, без участия системного администратора. Утилита позволяет осуществлять и «ручное управление», когда решение о запрете или допуске печати в каждом конкретном случае принимает ответственное лицо.